Sistem de Control Intern Managerial

OSGG 600/2018

Implementarea Sistemului de Control Managerial in conformitate Ordinul Secretarului General al Guvernului 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice

Avand in vedere angajamentele asumate de Romania in cadrul capitolului 28 “Control financiar” de negociere cu Uniunea Europeana conducatorii entitatilor publice au obligatia crearii unei structuri cu atributii privind implementarea si/sau dezvoltarea sistemului de control intern managerial la nivelul propriei institutii.

Conducatorul fiecarei entitati publice are obligatia de a dispune masurile necesare pentru elaborarea si/sau dezvoltarea sistemului de control intern managerial, in functie de standardele prevazute in ordin, inclusiv a procedurilor formalizate pe activitati. 

Conform unui indrumar al Curtii de Conturi, disfunctiile, insuficientele, punctele slabe sau erorile care ar putea fi constatate in functionarea unei entitati publice isi vor gasi intotdeauna cauza in defectul unuia dintre instrumentele de control intern implementate de conducere, sau in neimplementarea altuia, stabilit ulterior ca fiind necesar. 

Controlul intern managerial = Solutia pentru un management performant in entitatile publice 

Sistemul de control intern managerial este un sistem de management menit sa asigure o administrare a fondurilor publice in mod economic, eficient si eficace.

Ce este un sistem de management? 

Prin “sistem de management” intelegem ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informational si motivational prin care se realizeaza procesul de management in scopul obtinerii unei eficacitati cat mai ridicate a activitatii organizatiei.

El are la baza un complex de principii, reguli, cerinte care asigura modelarea sa, corespunzator structurii organizatiei. 

Ce intelegem prin implementarea unui sistem de management? 

  • Prin implementarea unui sistem de management, intelegem ca o organizatie functioneaza conform unor cerinte/standarde si poate furniza suficienta incredere in ceea ce priveste angajamentele (obiectivele) pe care si le-a asumat.      
  • Organizatia poate demonstra ca isi desfasoara activitatile in cadrul unui sistem de management implementat, daca confirma ca are o serie de norme/ reguli de buna practica documentate si, de asemenea, daca exista suficiente dovezi obiective ale aplicarii acestora.

Responsabilitatea implementarii Sistemului de control intern managerial in structura entitatii:

  • Conducatorul entitatii publice

genereaza obiectivele si prin deciziile lor pun in miscare organizatia, coordoneaza, verifica si evalueaza, astfel incât desfasurarea activitatii sa se inscrie in standardele manageriale, iau deciziile de ajustare a procesului managerial.

  • Conducatorii structurilor / compartimentelor

ofera consiliere pentru luarea deciziilor, transmit deciziile, conduc si coordoneaza colectivele pentru desfasurarea activitatilor de punere in aplicare a deciziilor, verifica etapele, observa neconformitatile si iau decizii pentru remediere la nivelul lor, ori raporteaza ierarhic neconformitatile, pentru luarea unei decizii de ajustare de catre manager / echipa manageriala.

  • Personalul cu functii de executie

desfasoara activitatile profesionale pentru care sunt specializati, conform unor proceduri, intr-un cadru organizat, independent sau sub coordonarea conducatorilor de structuri / compartimente, pentru a duce la indeplinire obiectivele manageriale.

Care sunt obiectivele Sistemului de control intern managerial? 

  • functionarea eficienta si eficace a institutiei;
  • utilizarea informatiilor in mod unitar, corect, complet si la momentul oportun;
  • conformitatea cu legislatia, regulamentele si politicile interne ale institutiei.
  • protejarea fondurilor publice impotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei;

Proiectarea si dezvoltarea Sistemului de control intern managerial implica implementarea  celor 16 de standarde  cuprinse in “Codul controlului intern managerial al entitatilor publice”:

  • Standardele de control intern managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entitatile publice trebuie sa le urmeze.
  • Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform si coerent.
  • De asemenea, standardele constituie un sistem de referinta, in raport cu care se evalueaza sistemele de control intern managerial, se identifica zonele si directiile de schimbare.

Cele 16 de standarde sunt grupate, dupa apartenenta lor, in 5 elemente-cheie (domenii) ale controlului intern, astfel:

Mediul de control: cuprinde aspectele legate de organizare, managementul resurselor umane, etica, deontologie si integritate 

– Standardul 1 – Etica si integritatea

– Standardul 2 – Atributii, functii, sarcini

– Standardul 3 – Competenta, performanta

– Standardul 4 – Structura organizatorica

Performante si managementul riscului: vizeaza problematica managementului legata de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuala), programare (planul de management) si performante (monitorizarea performantelor)

– Standardul 5 – Obiective

– Standardul 6 – Planificarea

– Standardul 7 – Monitorizarea performantelor

– Standardul 8 – Managementul riscului 

Activitati de control: se focalizeaza asupra: documentarii procedurilor; continuitatii operatiunilor; inregistrarii exceptiilor (abaterilor de la proceduri); separarii atributiilor; supravegherii etc.

– Standardul 9 – Proceduri

– Standardul 10 – Supravegherea

– Standardul 11 – Continuitatea activitatii

Informarea si comunicarea: sunt grupate aspectele ce tin de crearea unui sistem informational adecvat si a unui sistem de rapoarte privind executia planului de management, a bugetului, a utilizarii resurselor, precum si a gestionarii documentelor;

– Standardul 12 – Informarea si comunicarea

– Standardul 13 – Gestionarea documentelor

– Standardul 14 – Raportarea contabila si financiara

Evaluare si audit: priveste dezvoltarea capacitatii de evaluare a controlului intern/managerial, in scopul asigurarii continuitatii procesului de perfectionare a acestuia

– Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern/managerial

– Standardul 16 – Auditul intern

Controlul Intern Mangerial nu inseamna doar elaborarea de proceduri “formalizate pe activitati” uitate intr-un dulap, fara aplicabilitate, ci trecerea entitatilor publice la un nou tip de organizare, prin implementarea unor concepte de management performante: management prin obiective, managementul performantei si managementul riscurilor.

Implementarea unui sistem de control intern functional este un proces de durata, care necesita eforturi importante din partea intregului personal al entitatii si in mod deosebit din partea angajatilor cu functii de conducere.

Avantajele implementarii sistemului de control intern managerial la nivelor entitatilor publice

ACreerea unui sistem de management al entitatii prin obiective

BMonitorizarea indeplinirii misiunii si obiectivelor strategice ale entitatii

CRealizarea atributiilor stabilite in concordanta cu misiunea entitatii, in conditii de regularitate, eficacitate, economicitate si eficienta

DProtejarea fondurilor entitatii impotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei, prin respectarea codului etic si monitorizarea functiilor sensibile

ERespectarea prevederilor legale si a altor cerinte aplicabile entitatii, a regulamentelor si deciziilor conducerii

FEvaluarea riscurilor si programe de reducere a acestora

GEflectarea in documente scrise a organizarii controlului intern, a tuturor operatiunilor entitatii si a elementelor specifice, inregistrarea si pastrarea in mod adecvat a documentelor

HInregistrarea in mod cronologic a operatiunilor.

IAsigurarea aprobarilor si efectuarii operatiunilor exclusive de persoane special imputernicite in acest sens

JSepararea atributiilor privind efectuarea de opertiuni intre persoane, astfel incat atributiile de aprobare, control si inregistrare sa fie incredintate unor persoane diferite

KAsigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile

MAccesarea resurselor si documentelor numai de catre persoane indreptatite si responsabile in legatura cu utilizarea si pastrarea lor

Comments are closed.